5 dicas infalíveis de gestão de Clínicas e Consultórios para médicos

Apenas quem tem sua própria clínica ou consultório médico sabe das responsabilidades ao assumir esse negócio. São diversas as tarefas a se realizar além do atendimento ao público propriamente dito — e a principal delas é certamente a gestão de clínicas, que inclui o planejamento, a execução e o controle dos setores financeiro, de marketing e agenda, áreas do administrativo de fundamental manejo para garantir a lucratividade do negócio.

Se você está encontrando dificuldades em gerenciar o seu consultório médico, saiba que não está sozinho. A boa notícia é que, para facilitar todo o processo, existem algumas ferramentas e dicas muito úteis que você pode aplicar no seu trabalho de gestão.

Quer conferir que ferramentas e dicas são essas? Separamos 5 delas para você. Continue a leitura e confira!

1. Utilize um software de gestão

Já de início, podemos afirmar que contar com um software médico de gestão de clínicas é a melhor escolha que você pode fazer. Esses sistemas eletrônicos são ferramentas desenvolvidas especialmente para facilitar e agilizar a administração do seu consultório médico.

Entre os recursos disponíveis estão funcionalidades como o acompanhamento em tempo real de todas as entradas e saídas do financeiro, controle da agenda e até serviços de marketing, para atrair e fidelizar um maior número de clientes.

prontuário eletrônico é mais uma das vantagens que você obtém ao contratar um software médico. Essa ferramenta reúne e armazena todas as informações de um paciente, que incluem histórico clínico, prescrições, doenças em tratamento e até imagens e vídeos de exames realizados.

A integração desses serviços digitais em um único software médico completo evita que você tenha que adquirir programas independentes para cada área da sua clínica, disponibilizando todas as informações que você precisa somente em um sistema.

Se você se preocupa com a segurança de dados, pode ficar tranquilo! O sistema eletrônico funciona de forma muito segura e mantém o sigilo dos dados da sua clínica, uma vez que o armazenamento em nuvem é protegido por login e senha e é extremamente robusto, o que impede por completo a invasão de vírus e spywares.

Ao deixar para trás o sistema de armazenamento tradicional, com muitos papéis, pastas e arquivos físicos na sala da secretária, você consegue otimizar o espaço na sua clínica e tornar o ambiente de recepção dos pacientes mais leve e atrativo.

Outro ponto positivo é a mobilidade: você poderá acessar os dados administrativos da sua clínica ou dos pacientes de qualquer lugar — em casa, no trânsito, em viagens para congressos médicos. Basta alguns cliques em seu smartphone, tablet ou computador.

2. Capacite sua equipe

Para que a sua clínica ou consultório médico funcione bem como um todo, é essencial que toda a equipe de profissionais esteja alinhada com os objetivos do negócio e tenha um nível de capacitação compatível com as suas funções.

Assim, ela sempre estará preparada para cumprir as tarefas da rotina e lidar com os imprevistos que acontecerem. Quando cada um conhece e domina seu papel, o trabalho fica bem organizado e a clínica funciona de forma ordenada.

Por isso, invista em capacitação de todos os funcionários. Um médico deve sempre se atualizar e participar de seminários e congressos de sua área, o que melhora o atendimento clínico e conquista a preferência dos clientes.

Além disso, o profissional que é responsável pelo gerenciamento da clínica pode participar de cursos sobre administração de negócios, o que otimiza o entendimento sobre essa parte do trabalho e melhora a sua atuação. As secretárias também podem passar por cursos de aprimoramento para desempenhar a função da melhor forma possível.

Todas essas informações sobre a capacitação dos funcionários podem ser compartilhadas por meio do site e das redes sociais da clínica ou ainda ficarem expostas no próprio consultório, como no caso de certificados e diplomas. Isso mostra aos pacientes o quanto a sua equipe está preparada para atendê-lo.

3. Administre bem o uso dos materiais

Um bom gerenciamento da sua clínica exige que você esteja sempre ciente de compras, produtos armazenados e distribuição dos materiais, pois assim é possível evitar que esses recursos faltem e afetem o atendimento clínico.

Além disso, todos os profissionais devem prezar pela durabilidade dos recursos materiais e evitar desperdícios. Dessa forma, é possível reduzir gastos desnecessários que podem fazer um verdadeiro estrago no seu caixa.

Portanto, estimule os profissionais a cuidar de móveis, equipamentos, aparelhos eletrônicos e até quanto ao consumo de papel — isso pode fazer uma grande diferença no seu orçamento.

4. Tenha controle sobre as despesas e receitas

Para gerenciar o setor financeiro da sua clínica de maneira adequada e com o controle de todos os procedimentos, é importante que você tenha alguns detalhes em mente.

Primeiramente, nunca misture os seus gastos pessoais com os do negócio, porque isso pode causar confusão e prejudicar completamente o setor financeiro. Portanto, é importante que você tenha uma conta bancária especialmente para o consultório. Assim, é possível delimitar o capital e controlá-lo com eficiência.

Além disso, liste as contas, os tributos e o salário dos funcionários e estabeleça uma data fixa para realizar tais pagamentos, monitorando o setor financeiro periodicamente e analisando cada fechamento mensal e anual.

5. Dê feedbacks aos funcionários e peça aos clientes

Conhecer a opinião dos clientes sobre o atendimento e a dinâmica da sua clínica ou consultório médico é indispensável. Além disso, a avaliação dos funcionários também é importante, especialmente em relação aos assuntos internos.

Deixe na recepção uma urna com papel e caneta para que seus pacientes e funcionários deixem sugestões, elogios ou reclamações. Enquetes nas redes sociais ou a disponibilização de um e-mail da clínica para receber opiniões também são medidas válidas.

Assim, você consegue avaliar como está o desempenho do seu serviço, além de quais são os pontos que precisam ser melhorados no negócio.

Para a gestão de clínicas, ter um feedback é essencial para saber se os seus esforços estão voltados para o caminho certo, que é conquistar novos clientes e aumentar os lucros constantemente.

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4Medic é uma empresa especializada em gestão de clinicas e consultórios médico. Que fornece diariamente notícias sobre a área de saúde em geral.

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